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le règlement intérieur des doctorants de l'EDSM

Ce règlement intérieur vient compléter – et non se substituer à – la Charte des Thèses qui s’applique à tou(te)s les doctorant(e)s relevant des Ecoles Doctorales de l’Université Européenne de Bretagne. Règlement approuvé par le Conseil de l’école doctorale Sciences de la Mer

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Conditions complémentaires d'inscription en thèse

L’inscription en thèse à l’Ecole Doctorale des SCIENCES DE LA MER dans les domaines Sciences de l’Univers, Sciences de la Vie, Sciences de l’Ingénieur et Sciences de l’Homme et de la Société est conditionnée par un financement mensuel au moins égal au SMIC (1 457.52 € brut par mois - janv. 2015) pour le (la) doctorant(e) lors de tout séjour en France. Il doit couvrir l’intégralité de la période durant laquelle le (la) doctorant(e) sera inscrit(e) en thèse. Pour un(e) doctorant(e) effectuant 3 années de thèse à l’Ecole Doctorale, une attestation officielle de l’organisme bailleur justifiant du financement sur les trois années de thèse est exigée à l’inscription. Dans les demandes de dérogation à cette règle, il sera tenu compte des pratiques propres à chaque discipline.
Lorsque le financement mensuel de l’organisme bailleur est inférieur au SMIC, le laboratoire d’accueil doit joindre lors de l’inscription une attestation d’engagement de ce dernier à abonder le financement à hauteur du SMIC. En cas de dédit de l’organisme bailleur au cours de la thèse -et si la responsabilité de l’étudiant n’est pas engagée- le laboratoire s’engage à se substituer à ce dernier à hauteur du SMIC mensuel.
Selon la charte des thèses de l’UEB, les laboratoires s’engagent à mettre à disposition les moyens nécessaires pour mener à bien les travaux prévus. Ils garantissent l’existence des conditions nécessaires à la réalisation de la thèse. Aussi, pour toute réinscription au delà de la 3ème année, le financement devra être également assuré par le laboratoire d’accueil. Les indemnités pour perte d’emploi sont légalement incompatibles avec le statut d’étudiant en formation initiale et ne peuvent donc pas être considérées comme un financement. Dans les demandes de dérogation à cette règle, il sera tenu compte des pratiques propres à chaque discipline.
Par ailleurs, le (la) doctorant(e) doit s’inscrire sur la liste de diffusion de l’ED afin de recevoir les informations sur les différentes activités de l’Ecole. Cette inscription se fait par mail (edsm@univ-brest.fr).

Encadrement de la thèse

L’encadrement des travaux du (de la) doctorant(e) se fait via la (co)direction de thèse par un ou plusieurs chercheur(s) habilité(s) à diriger des recherches (titulaire(s) de l’HDR). Le taux minimum de co-encadrement d’une thèse à l’Ecole Doctorale des Sciences de la Mer est fixé à 30%. Une thèse ne peut donc avoir plus de trois co-directeur(s) et/ou co-encadrant(s). Ce taux est précisé pour chacun des co-directeur(s) et co-encadrant(s) lors de l’inscription. Pour toute direction à 100 % par un encadrant non HDR, l’avis du Conseil Scientifique de l’Université est requis.

Déroulement de la thèse

Au cours de la thèse, le (la) doctorant(e) et son encadrement ((co)directeur(s)) s’engagent à remplir les quatre points suivants. Ceux-ci doivent être validés pour que l’autorisation de soutenance soit délivrée.

Formations obligatoires

Au cours des trois années de thèse, le (la) doctorant(e) doit suivre des formations pour un nombre minimal de  180 crédits. Il devra comptabiliser 60 crédits professionnalisants, 60 crédits de formation générale et 60 crédits scientifiques.
La participation aux Doctoriales® de Bretagne, au Nouveau Chapitre de Thèse (NCT) de l’Intelliagence (ex Association B. Grégory), ainsi qu’à des Conférences Internationales, des Ecoles d’été ou des cours de haut niveau est vivement conseillée. L’Ecole Doctorale, en propre ou en collaboration avec les autres ED, propose des formations. Le calendrier des cours est communiqué en début d’année aux doctorant(e)s de l’Ecole Doctorale via la liste de diffusion et affiché sur le site de l’EDSM.
Le (la) doctorant(e) inséré(e) dans un parcours professionnel est exonéré(e) des crédits professionnalisants. Toute situation particulière sera examinée par le Directeur de l’EDSM.

Evaluation de l’avancement de thèse

L’évaluation de l’avancement des travaux de la thèse se fera au travers d’un comité de thèse. Celui-ci comprendra a minima deux experts extérieurs au laboratoire et à l’encadrement, dont au moins un extérieur à l’EDSM, et le ou les encadrant(s) de la thèse. Il est constitué dès le début de la thèse et sa composition est communiquée à l’ED.

 L’évaluation pourra prendre deux formes :

   - deux réunions durant la thèse 

   - ou une soutenance à mi-parcours avant l’été de la deuxième année.

Dans tous les cas, l’évaluation doit se concrétiser par un rapport communiqué à la direction du laboratoire et à l’ED. Ce(s) rapport(s) du comité de thèse est (sont) transmis avec le rapport annuel d’avancement demandé pour la réinscription en troisième année.

Le comité de thèse doit donc s'être réuni avant septembre de la deuxième année. Durant la réunion du comité, le doctorant peut demander à être auditionné individuellement par les seuls membres externes. Le rapport est signé par tous les membres du comité et est transmis à l'EDSM par le doctorant lors de sa réinscription.

Participation à la Journée des Doctorants

Une fois par an, l‘Ecole Doctorale organise la Journée des doctorants. Cette journée est l'occasion pour l'ensemble des doctorants et des chercheurs de l'ED de se retrouver et de présenter l'état d'avancement de leurs travaux. Elle dure toute la journée et s'articule autour d'exposés oraux et de présentation de posters, construits dans l’esprit d’une présentation à destination d’un  public non-spécialiste.  Une conférence et des présentations d'acteurs de la recherche ou d’anciens doctorants sont aussi intégrées.
Pour compléter leur formation, les doctorants doivent participer au moins une fois à cette manifestation soit sous forme d’un poster, soit sous forme d’une communication orale.

Publication des travaux

Au cours de la thèse et avant la soutenance, le (la) doctorant(e) et son encadrement ((co)directeur(s)) s’engagent à ce que les travaux de thèse aient donné lieu à une présentation dans un colloque et qu’un article soit accepté pour publication ou un brevet soit déposé. Toute dérogation à cette condition doit rester exceptionnelle et motivée par des contraintes liées au cadre de réalisation de la thèse (confidentialité ou autre), et sera appréciée par la direction de l’Ecole Doctorale et les représentants de la discipline pour l’autorisation de soutenance des travaux de thèse.

Médiation

En cas de conflit majeur entre le (la) doctorant(e) et le directeur de thèse ou le directeur d'unité, une médiation sera proposée via la direction de l’ED. Le Directeur de l’Ecole Doctorale, sans dessaisir quiconque de ses responsabilités, écoute les parties et propose un mode de résolution du conflit.
En cas d’échec et conformément à la charte des thèses de l’UEB, il est fait appel à un groupe de médiation qui, sans dessaisir quiconque de ses responsabilités, écoute les parties et propose à son tour une solution en vue de l'achèvement de la thèse. La mission du groupe de médiation implique son impartialité.
Le groupe de médiation est composé comme suit :
•    le directeur de l’EDSM
•    Un représentant du domaine (STU, SDV, SHS ou ISTI),
•    Le représentant du DRH de l’UBO
•    Un représentant de doctorants parmi les membres du conseil de l ‘EDSM
•    Une personnalité extérieure

Formalités de soutenance

Au moins 2 mois avant la date soutenance prévue, le (la) doctorant(e) doit déposer un dossier de soutenance auprès du secrétariat de l’Ecole doctorale. Ce dossier comprend :
• La proposition d’au moins 2 rapporteurs. Ils doivent être habilités à diriger des recherches, être extérieurs à l'ED et à l'établissement du candidat. Exceptionnellement, il est possible d'attribuer la qualité de rapporteur à des personnalités non HDR choisies en raison de leur compétence scientifique ; un avis motivé du directeur de thèse et un CV du rapporteur proposé doivent alors être fournis. Les membres extérieurs d’un comité de thèse ne pourront par la suite rapporter sur la thèse mais pourront être examinateurs.
• La proposition d’un jury de soutenance qui comprend entre 3 et 8 membres. Il est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à l'école doctorale et à l'établissement d'inscription du candidat et choisies en raison de leur compétence scientifique, sous réserve des dispositions relatives à la cotutelle internationale de thèse. La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou assimilés (directeurs de recherche pour les EPST). Le jury comprend 2 membres de l’UBO selon la règle établie par l’établissement. Les membres des EPST appartenant à des laboratoires mixtes partenaires de l’UBO peuvent être comptés comme membres UBO. Le directeur de thèse, s'il participe au jury, ne peut être choisi ni comme rapporteur de soutenance, ni comme président du jury.
Au moins 30 jours avant la date de soutenance prévue :
• Le candidat dépose au secrétariat de l’Ecole Doctorale un exemplaire de sa thèse au format PDF visé par le Directeur de thèse.
• Le doctorant doit impérativement utiliser la couverture officielle de l’Université de Bretagne Occidentale conforme à la charte graphique des thèses établie par l’UEB.
• Le(la) candidat(e) se charge de remettre les exemplaires directement aux rapporteurs ainsi qu’aux membres du Jury, et ce dès que sa thèse est prête.
• 20 jours avant la date de soutenance devront parvenir au secrétariat de la Scolarité Présidence et au secrétariat de l’Ecole Doctorale : les rapports des rapporteurs
Dans les 3 mois qui suivent la soutenance, outre le dépôt électronique de la thèse, le (la) docteur(e) s’engage à déposer auprès du secrétariat de l’EDSM son manuscrit définitif au format demandé par les services de la bibliothèque universitaire.

Suivi après soutenance

Le (la) doctorant(e) et son encadrement ((co)directeur(s)) s’engagent à tenir l'ED informée de la situation professionnelle du docteur pendant cinq années après la soutenance. Ces informations seront à transmettre lors des sollicitations de l’ED.

Conditions de travail

Le(la) doctorant(e) s’engage à respecter le règlement intérieur et la réglementation en matière d’hygiène et sécurité du laboratoire d’accueil. L’encadrement du doctorant (directeur et co-directeur) s’engage à respecter les conditions de travail définies dans le contrat du doctorant.