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Programmer sa soutenance de thèse

 

Le manuscrit

La couverture de votre manuscrit est commune à l'ensemble des doctorants de l'UBO.

- couverture thèse soutenue avant le 1er janvier 2016

- couverture thèse soutenue à partir du 1er janvier 2016

 

Les logos :  EDSM - UBO - IUEM - EDSML (à utiliser à partir de sept 2017)

La langue pour la rédaction de la thèse est le français. Décision du Conseil Scientifique du 14 mars 2013, concernant les dérogations possibles. Télécharger ici le formulaire

 

Les démarches administratives de fin de thèse

Le rétro planning administratif de l’ensemble des démarches préalables à la soutenance

(JOUR J  =  Date de soutenance)  est le suivant :

 

J – 90 :

Trois mois avant la soutenance de la thèse, le directeur de thèse doit aider le doctorant à entreprendre une série de démarches indispensables au bon déroulement de cette période critique de "finalisation" de la thèse. De commun accord, les directeurs de thèse et le doctorant proposent un jury dont la composition est réglementée par des textes très précis (consultez « le jury de thèse pour les administratophobes »)

 La composition du jury doit être communiquée à l'ED pour validation. La liste complète des membres du jury doit indiquer le nom, l'affiliation, l'adresse postale, l'adresse mail, et le grade de chaque membre du jury. Pour les rapporteurs, il faut également indiquer qu’ils possèdent leur HDR ou, dans le cas de rapporteurs étrangers, une équivalence et fournir leur CV. Vous devez utiliser les documents types mis à disposition par l’ED :

- formulaire de choix des rapporteurs,

- formulaire de composition du jury.

 

Il vous faut parallèlement réserver une salle pour la soutenance. Vérifiez que l’amphi que vous réservez est bien équipé de la visio-conférence si celle-ci est nécessaire.  Nous vous rappelons que les membres du jury doivent être présents, n’indiquez pas un membre du jury qui ne serait pas disponible à la date choisie. La règlementation impose également que le candidat et le président du jury soient en présentiel.

 Le doctorant doit avoir effectué l’ensemble des formations obligatoires (100 h) pour être autorisé à soutenir. Veillez à anticiper ce point.

 Le jury validé par la direction de l’ED est transmis pour décision au Président de l’Université, ou de l’établissement d’inscription. Vous ne recevez pas d’avis favorable, vous n’êtes contacté que lorsqu’un problème est soulevé.

 

J – 6 semaines

Transmission du manuscrit aux rapporteurs et simultanément aux membres du jury. Les rapporteurs doivent bénéficier de 4 à 6 semaines pour effectuer leur expertise. Ils peuvent, sur votre demande, accepter de raccourcir ce délai.

 Il est d’usage de transmettre un manuscrit au format papier. Cet envoi est de la responsabilité du candidat, les frais d’expédition sont à la charge du laboratoire d’accueil.

Nous recommandons de vérifier la bonne réception de votre manuscrit par les rapporteurs.

 

J – 30 à J - 40

Ce sont les services administratifs de l’établissement qui sollicitent les rapporteurs ; ils reçoivent donc un courrier ou un email pour leur indiquer les délais dans lesquels leur expertise est souhaitée. Ces délais (15 jours ouvrés) ne sont pas fixés par l’établissement mais par l’arrêté du 25 mai 2016.  Les rapporteurs commentent la qualité des travaux et de leur présentation, sur la portée des résultats obtenus et émettent un avis recommandant (ou non) que la thèse soit soutenue oralement par le candidat.

 Votre Unité de recherche transmet en parallèle leurs ordres de mission aux membres du jury pour prise en charge de leur frais de déplacement. L’EDSM ne participe pas à ces dépenses.

 

 J – 30 : 

Pour l’Université de Brest, ce dépôt se fait directement auprès des services de la Bibliothèque Universitaire à l’adresse depot.these@univ-brest.fr, pour les autres sites, consultez votre gestionnaire de site, elle vous indiquera la procédure propre à votre établissement.

Transmission au secrétariat de l’EDSML du résumé en .doc.

 

 J - 15 :

15 jours ouvrables avant la soutenance (soit donc 3 semaines avant) retour des rapports à la Direction des Etudes et de la Vie Universitaire et  à l’EDSM des rapports des rapporteurs (deve@univ-brest.fr, edsm@univ-brest.fr, auprès du service de suivi des thèses des autres établissements).

Les rapports sont communiqués au candidat, ils lui permettent d’affiner sa présentation orale.

Si les rapports ne sont pas transmis dans les temps impartis, le directeur de thèse doit relancer les experts rapporteurs.

Le doctorant doit s’assurer des réglages techniques dans la salle, tests, essai de visio-conférence si nécessaire.

Dès lors que les rapporteurs ont donné leur accord pour la soutenance, le jury peut est convoqué. Dans le cas contraire, et selon l’avis des rapporteurs, la soutenance peut être reportée pour des modifications, ou le candidat ajourné.

 

J - 12 :

Convocation du jury et diffusion de l’avis de soutenance à l’ensemble de la communauté universitaire de l’établissement. La convocation du jury et l’avis de soutenance, conformément aux textes, sont visés par le Président de  l'Etablissement d’inscription, il donne ainsi l’autorisation de soutenance des travaux.

Les rapports des rapporteurs sont alors transmis aux membres du jury.

 

J – 10 :

L’Ecole Doctorale prépare le dossier de soutenance qu’elle remet au jury ou à l’un de ses membres pour le jour de la soutenance.